Whistleblowing

Regolamento per gestione delle segnalazioni e la tutela del segnalante ai sensi del d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24

1. Premessa ed inquadramento normativo

Il presente regolamento è adottato da Paiardini Tino S.r.l. allo scopo di adeguare la propria organizzazione interna alla disciplina introdotta dal d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24, di recepimento della Direttiva UE 2019/1937, (protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione) per i soggetti privati che nell’ultimo anno hanno impiegato in media almeno 50 lavoratori subordinati.

In particolare, volontà di Paiardini Tino S.r.l. è definire un sistema volto a permettere la segnalazione di fatti e condotte illecite che ledano l’integrità dell’Azienda.

Il regolamento tiene conto delle Linee guida in materia elaborate e pubblicate dall’Agenzia Nazione Anti Corruzione (ANAC) con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023.

Il regolamento specifica:

• I soggetti che possono procedere alle segnalazioni
• Le tipologie di illeciti che possono essere oggetto di segnalazione
• Il destinatario della segnalazione (di seguito anche “Gestore della segnalazione”), le modalità per l’invio della segnalazione ed il suo contenuto
• Le attività successive alla segnalazione
• Gli strumenti di tutela del segnalante
• La tutela dei dati personali

2. I soggetti che possono procedere alle segnalazioni

Le segnalazioni di illeciti possono essere effettuate da:

• lavoratori subordinati in forza a Paiardini Tino S.r.l. con qualsiasi tipologia contrattuale, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro, purché la segnalazione si riferisca a fatti di cui siano venuti a conoscenza durante il rapporto di lavoro
• soggetti che abbiano in corso con Paiardini Tino S.r.l. un contratto di lavoro autonomo o di collaborazione coordinata e continuativa o un rapporto di tirocinio curricolare o extracurricolare
• titolari, soci, lavoratori di imprese che abbiano in corso con Paiardini Tino S.r.l. un contratto di fornitura, appalto, somministrazione
• candidati all’assunzione presso Paiardini Tino S.r.l., qualora le informazioni sulle violazioni oggetto di segnalazione siano state acquisite durante la selezione o la fase precontrattuale
• persone che presso Paiardini Tino S.r.l. abbiano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Il presente regolamento, sulla base di quanto previsto dal d.lgs. 24/2023, si riferisce alle segnalazioni di violazioni delle disposizioni normative dell’Unione Europea e della relativa normativa nazionale di attuazione, suscettibili di ledere l’integrità di Paiardini Tino S.r.l.

In particolare, le segnalazioni, che hanno come indefettibile presupposto la buona fede del segnalante, possono riguardare: violazioni di cui il segnalante abbia avuto diretta conoscenza o fondato sospetto, violazioni di cui abbia il fondato sospetto di una futura commissione, condotte volte ad occultare dette violazioni.

Le segnalazioni possono avere ad oggetto violazioni della normativa europea di cui all’art. 2, comma 1, lett. a) n. 3),4),5) e 6) D.Lgs. 10 marzo 2023, n.24.

Si tratta, più nello specifico, di violazioni della normativa europea e della relativa normativa nazionale di attuazione in materia di:

• sicurezza dei trasporti
• appalti
• servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo
• tutela dell’ambiente
• radioprotezioni e sicurezza nucleare
• sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali
• salute pubblica
• protezione dei consumatori
• tutela della vita privata e protezione dei dati personali
• sicurezza delle reti e dei sistemi informativi
• normative in materia di concorrenza ed aiuti di Stato

3. Le tipologie di illeciti che possono essere oggetto di segnalazione

Le segnalazioni legate a contestazioni, rivendicazioni, richieste relative ad interessi personali, al contratto di lavoro del segnalante, al suo rapporto con colleghi e superiori non rientrano nell’oggetto del presente regolamento e non saranno prese in considerazione.

4. Destinatario delle segnalazioni e modalità di effettuazione

Canale interno

Paiardini Tino S.r.l., sentita la RSU aziendale in data 12/12/2023 e non avendo ricevuto osservazioni e segnalazioni da parte della stessa, ha attivato un canale interno di segnalazione, incaricando della gestione il Sig. Gaetano Catani (Gestore principale) e il Sig. Christian Serrangeli (sostituto).

Si precisa che il Sig. Christian Serrangeli assumerà le funzioni di gestore delle segnalazioni solo in caso di assenza prolungata del Gestore Principale o nell’eventualità che una segnalazione indichi quest’ultimo come persona segnalata.

Il gestore delle segnalazioni è tenuto a gestire in autonomia le segnalazioni ricevute nel pieno rispetto della riservatezza del segnalante, con l’applicazione dei principi e delle misure di cui al Regolamento UE 2016/679 in materia di riservatezza dei dati personali ed in particolare fornendo al segnalante l’informativa di cui agli artt. 13 e 14 del Regolamento.

Le segnalazioni possono essere effettuate per mezzo della piattaforma informatica “Teamsystem Whistleblowing” appositamente dedicata e disponibile al link https://paiardini.smartleaks.cloud attraverso la quale il segnalante potrà effettuare segnalazioni in forma scritta o in forma orale, allegando un file con registrazione vocale.

La piattaforma informatica “Teamsystem Whistleblowing” garantisce la riservatezza del segnalante, le cui generalità sono criptate e possono essere conosciute esclusivamente dal gestore delle segnalazioni allo scopo di fornire riscontro al segnalante dell’esito della segnalazione, richiedere eventuali ulteriori necessarie informazioni ed assicurare la tutela al segnalante secondo quanto previsto dal d.lgs. 24/2023.

La segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• identità del soggetto segnalante
• chiara e completa descrizione del fatto oggetto della segnalazione
• se conosciute, circostanze di luogo e di tempo in cui il fatto si è verificato
• se conosciuta/e, identità del/dei soggetto/i che ha/hanno commesso il fatto segnalato
• se conosciute, identità di altri soggetti che possono essere a conoscenze del fatto
• eventuali documenti in possesso del segnalante utili per la valutazione del fatto segnalato o indicazione del luogo di conservazione di tali documenti

L’identità del segnalante sarà conosciuta esclusivamente dal gestore delle segnalazioni, il quale è tenuto a garantire la massima riservatezza al riguardo.

Eventuali segnalazioni anonime non potranno essere prese in considerazione e vagliate, non essendo possibile verificare se il segnalante rientri tra i soggetti autorizzati presentare segnalazioni dal D.Lgs. 24/2023. Tali segnalazioni saranno comunque registrate e l’eventuale documentazione sarà conservata in conformità al citato decreto.

In ogni caso, non sarà possibile assicurare la maggiore tutela al segnalante contro eventuali condotte ritorsive, come previsto dal d.lgs. 24/2023, fintanto che la sua identità resterà sconosciuta.

Qualora il segnalante anonimo riveli successivamente la propria identità la segnalazione potrà essere gestita in conformità alla presente Procedura.

Nel caso che la segnalazione risulti fondata e sulla base di tale segnalazione l’Azienda debba provvedere all’attivazione di una procedura disciplinare nei confronti del segnalato, sarà richiesto al segnalante il consenso alla rivelazione della sua identità, solo nel caso in cui la conoscenza della stessa sia indispensabile per la difesa dell’incolpato. Qualora il segnalante non presti il consenso alla rivelazione della propria identità la segnalazione non sarà utilizzabile a fini disciplinari.

Nel caso in cui il procedimento disciplinare origini da accertamenti ulteriori e distinti rispetto alla segnalazione (anche se conseguenti alla stessa) l’identità del segnalante non potrà essere rivelata.

Il consenso non sarà richiesto nel caso in cui, a seguito della segnalazione, sia attivato un procedimento con il coinvolgimento dell’Autorità Giudiziaria e la stessa richieda l’identità del segnalante.

Canale esterno – Segnalazione tramite ANAC

Il segnalante potrà procedere alla segnalazione attraverso il canale di segnalazione attivato dall’Agenzia Nazionale Anti Corruzione (ANAC), attraverso il sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing nei seguenti casi:

• se la segnalazione effettuata nelle modalità sopra descritte tramite il canale attivato dall’Azienda non abbia avuto seguito e cioè il segnalante non abbia ricevuto riscontro dell’avvenuta segnalazione o dell’esito della stessa nei termini previsti dal presente regolamento
• abbia fondati motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione tramite il canale attivato dall’Azienda, la segnalazione non riceverebbe efficace seguito o provocherebbe condotte ritorsive
• abbia fondato motivo di ritenere che la violazione oggetto di segnalazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

Divulgazione pubblica

Il segnalante potrà effettuare la divulgazione pubblica qualora ricorra una delle seguenti condizioni:

• ha effettuato una segnalazione tramite il canale attivato dall’Azienda ed una segnalazione tramite ANAC (o direttamente una segnalazione tramite canale ANAC) ed alla stessa non è stato dato riscontro nei termini previsti
• abbia fondato motivo di ritenere che la violazione oggetto di segnalazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico
• ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione tramite canale ANAC possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere seguito

La divulgazione pubblica consiste nel rendere di pubblico dominio le informazioni relative alla violazione, diffondendole attraverso mezzi di comunicazione di massa, mezzi elettronici o strumenti comunque in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Si evidenzia che la divulgazione pubblica è una modalità di segnalazione assolutamente residuale, sia per i presupposti stringenti che ne sono alla base, sia per la delicatezza delle conseguenze che possono derivare al soggetto segnalato ed all’azienda, soprattutto in caso di infondatezza della segnalazione stessa.

Si precisa, altresì, che in questo caso la protezione del segnalante opera soltanto qualora siano stati rispettati i presupposti, previsti per l’effettuazione di una segnalazione pubblica.

5. Procedura successiva alla segnalazione

Entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione il gestore delle segnalazioni darà conferma scritta al segnalante dell’avvenuta ricezione. La conferma sarà inviata automaticamente attraverso la piattaforma.

Successivamente, il segnalante potrà essere contattato dal gestore delle segnalazioni, nel caso che siano necessarie ulteriori informazioni o chiarimenti rispetto a quanto segnalato.

Le segnalazioni pervenute attraverso la piattaforma “Teamsystem Whistleblowing” saranno automaticamente gestite attraverso la medesima, che provvederà automaticamente ad assegnare un numero identificativo a ciascuna segnalazione e a registrare qualunque avvenimento o progresso ad essa inerente (es. riscontro al segnalante, richiesta di chiarimenti, caricamento di documenti ecc…).

Il gestore delle segnalazioni procederà al vaglio della segnalazione ricevuta, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, svolgendo tutte le attività che risultino necessarie, quali ad esempio:

• verifica che la segnalazione sia pervenuta da soggetto abilitato ad effettuarla e che il relativo oggetto sia conforme a quanto previsto dal d.lgs. 24/2023
• audizione del segnalante e, garantendo la riservatezza del segnalante, di altri soggetti interni o esterni all’azienda che possano fornire informazioni e riscontri
• audizione del segnalato, garantendone la riservatezza e purché dall’audizione non possa derivare pregiudizio all’efficacia dell’attività istruttoria
• consultazione di documenti aziendali, in formato elettronico o cartaceo, nel rispetto dei vincoli di riservatezza e confidenzialità determinati dalla natura e contenuto dei documenti stessi
• richiesta di supporto a consulenti esterni che possano fornire un supporto tecnico nella valutazione della fondatezza della segnalazione ricevuta, ferma la riservatezza dell’identità del segnalante

L’attività istruttoria deve essere completata entro 90 giorni dalla ricezione della segnalazione, salvo necessità di un differimento del termine, che dovrà essere motivata dal gestore delle segnalazioni.

Terminata la fase istruttoria, il gestore delle segnalazioni valuta la fondatezza della segnalazione ricevuta e:

• In caso ravvisi la non fondatezza della segnalazione ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione
• In caso ravvisi la fondatezza della segnalazione redige una relazione in merito e la sottopone al Presidente del C.d.A., mantenendo riservata l’identità del segnalante
• In caso di segnalazioni che riguardino il Presidente del C.d.A. o uno o più dei Consiglieri di Amministrazione, ne dà comunicazione immediata agli altri membri del Consiglio di Amministrazione ed al Revisore, al fine di coordinare e definire il successivo processo di indagine
• In entrambi i casi, fornisce riscontro al segnalante tramite comunicazione scritta. Il riscontro rispetto alla segnalazione effettuata deve essere comunque fornito al segnalante entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione, anche nell’ipotesi che l’attività istruttoria non sia stata completata per differimento del termine di 60 giorni.

Nell’ipotesi di fondatezza della segnalazione, l’Amministratore Delegato, ricevuta la relazione da parte del gestore delle segnalazioni, coadiuvato dalle figure aziendali di cui sia opportuno il coinvolgimento, potrà procedere a:

• Presentare denuncia all’Autorità giudiziaria nel caso dalla segnalazione emergano profili di responsabilità penale a carico di persone interne o esterne all’Azienda
• Richiedere chiarimenti al Responsabile dell’area aziendale interessata dal fatto oggetto di segnalazione
• Richiedere ai soggetti aziendali competenti la creazione o il miglioramento di procedure interne idonee a prevenire il verificarsi del fatto oggetto di segnalazione o limitarne le conseguenze
• Attivare una procedura disciplinare nei confronti del segnalato nel rispetto dell’art. 7 legge 300/1970
• Disporre i provvedimenti opportuni nei confronti dei soggetti terzi oggetto di segnalazione che intrattengano rapporti contrattuali con l’Azienda
• Comunicare la segnalazione al Revisore

Il segnalato, nel rispetto della sua riservatezza, potrà essere sentito dalla Direzione aziendale nell’ambito dell’istruttoria e potrà produrre osservazioni scritte e documenti.

6. Gli strumenti di tutela del segnalante

Il d.lgs. 24/2023 prevede che il segnalante debba ricevere una tutela specifica per evitare qualsiasi tipo di ritorsione a seguito della sua segnalazione.

Affinché la tutela venga assicurata, devono ricorrere le seguenti condizioni:

1. la segnalazione deve essere stata effettuata secondo buona fede e quindi il segnalante, al momento della segnalazione, doveva avere fondato motivo di ritenere che le informazioni sulla violazione segnalata fossero vere e rientrassero nell’ambito indicato dal d.lgs. 24/2023
2. non deve essere stata accertata con sentenza di primo grado la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o la responsabilità civile per lo stesso titolo, in caso di dolo colpa grave
3. la segnalazione deve essere stata effettuata nel rispetto delle procedure previste dal presente regolamento

Nei casi a) e b) di cui sopra, il segnalante potrà essere soggetto a procedura disciplinare e qualora dalla segnalazione sia derivato un danno reputazionale nei confronti di Paiardini Tino S.r.l., il segnalante potrà essere chiamato a rispondere del danno cagionato.

Il segnalante (fermo quanto sopra precisato) non potrà essere oggetto di atti ritorsivi quali, a titolo esemplificativo, licenziamento, demansionamento, trasferimento e ogni altra azione che comporti effetti negativi sul contratto di lavoro che saranno quindi da considerarsi nulli. La tutela spetta al segnalante anche nel caso in cui la segnalazione sia considerata non fondata all’esito dell’istruttoria, purché effettuata secondo buona fede.

La tutela di cui sopra si estende:

• ai soggetti c.d. facilitatori, cioè a coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione e che siano stati esplicitamente indicati dal segnalante nell’ambito della segnalazione
• ai colleghi che lavorano nello stesso contesto lavorativo del segnalante e che abbiano con egli rapporti abituali e correnti
• alle persone dello stesso contesto lavorativo legate al segnalante da rapporti affettivi stabili o di parentela entro il quarto grado
• agli enti di proprietà del segnalante o quelli in cui egli lavora.

In caso di rivelazione/diffusione di:

• informazioni coperte da segreto
• informazioni relative alla tutela del diritto d’autore o dei dati personali
• informazioni relative alle violazioni riscontrate che offendano la reputazione della persona coinvolta o denunciata

la punibilità del segnalante è esclusa solo in presenza di entrambe le seguenti condizioni:

• al momento della rivelazione o diffusione, vi erano fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione
• la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata nelle modalità richieste.

7. Tutela della riservatezza dei dati personali

Paiardini Tino S.r.l. è titolare del trattamento di tutti i dati personali inerenti la segnalazione, con riguardo alla persona del segnalante, del segnalato e degli altri soggetti eventualmente coinvolti ed ha conseguentemente aggiornato il proprio Registro dei trattamenti di cui all’art. del Regolamento UE 2016/679.

I dati sono trattati adottando idonee misure finalizzate alla tutela della riservatezza, integrità e disponibilità degli stessi, sulla base di una preventiva valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del Regolamento UE 2016/679 e saranno conservati per il periodo necessario allo svolgimento delle attività conseguenti alla segnalazione e comunque per un periodo massimo di cinque anni a decorrere dalla data di riscontro della segnalazione. I dati non strettamente necessari per la gestione della segnalazione saranno cancellati immediatamente dopo la ricezione.

I soggetti gestori delle segnalazioni sono stati autorizzati al trattamento e conseguentemente istruiti sulle idonee misure per la riservatezza dei dati personali trattati nell’esercizio della propria funzione.

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Il regolamento è portato a conoscenza di tutti i soggetti interessati tramite affissione nella bacheca aziendale e pubblicazione in apposita sezione del sito internet www.paiardini.it.

Il regolamento sarà tempestivamente aggiornato nel caso di modifiche normative in materia, di cambiamenti organizzativi dell’Azienda tali da impattare sull’applicazione del regolamento, di introduzione di nuovi strumenti, anche tecnologici, che modifichino le modalità operative descritte.

Urbania, 15/12/2023